Quem tem um estoque para administrar na gestão de sua empresa, sabe que existem algumas ‘armadilhas’ que se não forem previamente detectadas e evitadas, podem levar a consequências negativas na operação do dia a dia e perdas financeiras significativas.

Cada empresa tem uma realidade em termos de dimensão e diversificação de seu estoque. Obviamente, isso depende: da natureza do negócio, do segmento e respectiva demanda de mercado em que atua, do porte da empresa, da logística adotada e dos prazos dos fornecedores, além de outros fatores.

Quando observamos startups, micro e pequenas empresas identificamos que um ponto chave no sucesso da gestão financeira, sem dúvida, passa pela forma como o empreendedor encara o controle de seu estoque e quanto de atenção ele dispende com o tema.

Sendo assim, quais cuidados devem ser tomados?

Primeiramente, é importante ter a clareza de que itens em estoque representam dinheiro investido e imobilizado em compra de produtos, materiais, componentes ou peças que a empresa entende serem necessários para garantia de seu faturamento, quer sejam oriundos de vendas de produtos ou mesmo de alguns serviços.

Isso quer dizer que comprar demais, comprar mal, não se manter atento ao prazo de validade e do giro desse estoque, vai impactar diretamente na disponibilidade de caixa que a empresa terá para honrar suas obrigações (salários, impostos, fornecedores).

Portanto, com esse conceito em mente, vamos às armadilhas mais frequentes:

1ª: Manter estoque em excesso: evite imobilizar seu capital de giro em itens a mais ou desnecessários. Lembre-se que capital disponível fortalece a gestão da empresa.

2ª: Não ter controle sobre o giro de cada item: entender a sazonalidade do seu mercado e conhecer o ritmo da movimentação de suas entradas e saídas evitará perdas por obsolescência.

3ª: Falta de identificação de itens e registro de entrada e saída: controle e organização são a chave do sucesso na administração de estoques. Isto pode ser feito adotando-se metodologia de controle como o “FIFO” (First In, First Out) ou “PEPS” (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair). Consequentemente garantirá também que seus fornecedores serão pagos com pontualidade e evitará transtornos fiscais e contábeis.

4ª: Fazer controle de registros manuais: manter planilhas atualizadas manualmente, pode ser arriscado, pois depende do treinamento, frequência e experiência de quem manipula essas informações. Há diversos softwares de mercado com preços acessíveis, que oferecem grande grau de confiabilidade ao controle e são de fácil interação com o usuário.

4ª: Misturar no mesmo espaço físico matéria-prima e produto acabado: essa segregação trará agilidade e segurança à sua operação. É importante ter distinção entre espaços de armazenagem, a fim de simplificar o manuseio e separação de itens.

5ª: Não fazer inventário cíclico: deixar para se pensar no levantamento e contagem de inventário somente ao final do ano, para fechamento do balanço contábil, é um erro primário. Ter a prática de inventariar seu estoque periodicamente, permitirá ações corretivas antes que as consequências tomem proporções desastrosas para seu bolso e para a operação do seu negócio.

6ª: Não estabelecer responsabilidades dentro da equipe: não é possível manter controles e uma gestão eficaz, sem que os papéis de cada colaborador estejam claramente definidos. Determine responsabilidades e atribuições claras, assim não haverá atividade sem um responsável.

7º: Efetivar uma venda sem checar a disponibilidade do item em estoque: esse erro é um dos mais graves na gestão da empresa. Lembre-se: seu cliente é o ente mais importante! Não o desaponte com a promessa de entrega de um produto que não está disponível para entrega.

É de fundamental importância que seus colaboradores estejam preparados e engajados para lidar com as dificuldades que irão surgir. Capacite sua equipe com frequência, esse investimento retornará à sua empresa na forma de uma gestão mais equilibrada, leve e ágil, além de economias significativas de dinheiro por falhas na gestão do estoque.

E sempre se mantenha atento às reclamações de seus clientes e colaboradores. Muitas oportunidades de melhoria têm origem a partir desses feedbacks, e a longevidade de seu negócio, depende diretamente deles.

Saber ouvir é talvez um dos maiores valores que seu cliente possa considerar no diferencial da sua empresa.